20 tips om opdrachtgeverschap beter vorm te geven

20 tips voor opdrachtgevers en opdrachtnemers

1. Nieuwsgierigheid, zowel van de opdrachtgever naar de ontwerper als vice versa. Het gesprek tussen opdrachtgever en opdrachtnemer gaat vaak over de inhoud van de opdracht, maar leer elkaar kennen. Wat voor competenties heeft de ontwerper? En van de opdrachtnemer naar de opdrachtgever: wat is dit voor een branche, waar zitten de zorgen van de opdrachtgever? Ontwerpers vinden hun vak het allerbelangrijkste, maar voor opdrachtgevers is dat niet het geval. Wat minstens zo belangrijk is voor de opdrachtnemer is na te gaan wat voor persoon de opdrachtgever is. Heeft de opdrachtgever aan tafel zin in de opdracht, en is er ervaring met opdrachttrajecten? Weet de persoon aan tafel waar je mee bezig bent? Dat levert vaak belangrijke informatie op. Soms blijken er zorgen uit, bijvoorbeeld over ontbrekend draagvlak voor het project in de rest van de organisatie. Als designer kun je daarbij helpen. Verdiep je ook in de context: wat voor een organisatie is het? Hoe loopt het proces, wat zijn de regels?
2. Durf te kiezen. Sta stil bij hoe je je als ontwerper positioneert. Hoe onderscheid je je van de rest? Een ontwerper specialiseert zich vaak niet, omdat hij of zij bang is om projecten mis te lopen. Maak keuzes als designer. Je kunt je niet profileren op heel veel verschillende producten. Denk dus na over waar je je creativiteit in kwijt kunt, maar denk ook aan waar het beste verdienmodel aan te koppelen is. Dat geldt ook voor de opdrachtgever: kies het juiste bureau dat bij jou past, besteed daar tijd en aandacht aan.
3. Het is waardevol ontwerpers vroeg in een opdrachttraject te betrekken zodat ze mee kunnen denken over de opdrachtformulering zelf. De vraag van de opdrachtgever is vaak niet uitgekristalliseerd: daar zitten kansen in. Probeer samen de vraag te preciseren. Wat is de ambitie van de opdrachtgever? Gaat het om één opdrachtje, of speelt er meer? Als ontwerper kun je dan eventueel de gelegenheid krijgen mee te werken aan een toekomstvisie. De ontwerper heeft op deze manier meer de rol van consultant, anders dan dat ze meteen met een ontwerp op de proppen komen dat een oplossing biedt voor een probleem. Het vermelden van de context van een opdracht door de opdrachtgever is belangrijk. Als de opdrachtnemer die begrijpt, is de kans op een goede samenwerking veel groter. Een mooi voorbeeld van veranderend opdrachtgeverschap.
4. Onder welke voorwaarden ga je een samenwerking aan? Denk aan vergoedingen, rechten en aansprakelijkheden. Je hebt daar als ontwerper niet altijd zin in, maar het is wel heel belangrijk. Het is een vangnet voor het geval het mis zou gaan. Verdiep je er in en stel vragen als iets je niet duidelijk is. Contracten en voorwaarden zijn ook een checklist voor de manier waarop je de samenwerking inricht. Maak heldere afspraken over de auteursrechten. Auteursrechten zijn belangrijk, daar moet je bij stilstaan. Dit gaat bij huisstijlen vaak niet goed, dan wordt een ander bureau op een later moment ingeschakeld als de ontwerpen moeten worden aangepast. Auteursrechten zijn bedoeld om een bepaalde waarde te geven aan datgene wat je hebt gemaakt. Auteursrechten gaat niet zo zeer om ‘dit is van mij en dit is van jou’, maar is een basis om goede afspraken te maken en om een ontwerp en de kwaliteit te bewaken. Als ontwerper hoef je niet bang te zijn om hiernaar te vragen en als opdrachtgever hoef je niet bang te zijn om er in mee te gaan.
5. Wat bij een eerste samenwerking kan helpen is: klein beginnen. Het geeft je de mogelijkheid elkaar beter te leren kennen. Begin met een klein project waarin je succesvol kunt zijn, en werk van daaruit verder.
6. Wees bereid te investeren. Denk goed na over de potentie van de samenwerking. Je kunt niet alles meteen afrekenen. Neem ook de rendementen op de langere termijn in ogenschouw.
7. De website van BNO bevat veel handige informatie, ook voor niet-leden: er is een pitchdossier, de opdrachtgever vindt er tips voor de selectie van een passende ontwerper, onderzoekgegevens worden gedeeld, zoals gegevens waaruit blijkt dat de inzet van ontwerpers bij bedrijven aantoonbaar leidt tot meer omzet bij die bedrijven. Je vindt er ook praktische tips over auteursrecht. Er is een kwartaalblad van BNO, de DUDE, dat ook in de winkels ligt. Het is gratis voor bedrijven die met een BNO bureau werken.
8. Ideeën zijn niet te beschermen. Soms is het moreel niet te begrijpen, maar is, wat alle schijn van inbreuk op het intellectueel eigendom heeft, juridisch wel toelaatbaar.
9. Intellectueel eigendom (IP) kan ook een inkomstenbron voor ontwerpers zijn. Ze hoeven het product niet altijd zelf naar de markt te brengen. Dat moet meer aandacht krijgen. Wat voor ontwerper wil je zijn? Veel ontwerpers gaan ondernemen, waar van alles bij komt kijken, tot en met de klachtenafhandeling van aan klanten geleverde producten, en hebben vervolgens geen tijd meer om te ontwerpen. Het kan ook anders.
10. Ga op zoek naar materiaal dat in productie goed opschaalbaar is, maar wat de look en feel heeft van je prototype.
11. Sommige producten zijn nu eenmaal handwerk en blijven daarom altijd een exclusief product.
12. Werk binnen een netwerk van relevante kennispartners. Als je met een product de wereld in wilt, heb je externe expertise nodig. Zo zijn er bijvoorbeeld specifieke eisen in verschillende landen op bijvoorbeeld het gebied van veiligheid.
13. De time-to-market van een designproduct is altijd lang, houd daar rekening mee.
14. Om de eerste stap te kunnen zetten in een werkproces is het soms cruciaal dat er subsidie beschikbaar gesteld wordt. Het is dan wel van belang dat opdrachtgevers op enig moment zelf geld vrijmaken om de opdrachten ook daadwerkelijk te kunnen realiseren, of er op een andere manier een vervolg aan te geven.
15. Onderschat het ontwikkelingsproces van ontwerp niet. Het werkt vaak niet zo goed om halverwege het traject iemand anders in te schakelen die eenvoudigweg goedkoper is. Dat gebeurt vaak, maar komt de kwaliteit niet ten goede. Je hebt iemand nodig die de kwaliteit van het ontwerp en het ontwerpproces monitort en bewaakt. Ook hier kun je afspraken overmaken, bijvoorbeeld door het ontwikkelen van een huisstijlhandboek.
16. Bij het ontwikkelen van een nieuw logo is het belangrijk om onderzoek te doen. Zit je iemand in de weg? Betreft het daadwerkelijk een uniek ontwerp, of 'citeer' je (misschien onbewust) een ander ontwerp? Voer hier het gesprek er over en maak bewuste keuzes in hoe je hier mee om wil gaan. Vaak wordt er geen tijd genomen om serieus te kijken naar het ontwerp. Probeer als ontwerper dit onderwerp altijd op tafel te leggen. Wanneer men niet bereid is om dit te onderzoeken, is in ieder geval duidelijk dat de opdrachtgever hier bewust voor kiest en maak je het risico voor je ontwerpbureau minder groot.
17. Grote opdrachtgevers zijn vaak beter getraind op het terrein van intellectueel eigendom en hebben een bepaalde verantwoordelijkheid.
18. Bespreek voorafgaand het hele traject uitvoerig en maak het duidelijk voor alle partijen; van opdrachtbeschrijving, beslissingsmomenten, presentatiemomenten tot het resultaat (wat wordt er gedaan met het ontwerp?). Vertrouwen is een belangrijk aspect in de samenwerking, maar ook als dat in ruime mate voorhanden is blijft het belangrijk om de samenwerking en rechtenverdeling van tevoren vast te leggen.
19. Bij honorering gaat het om een goede realiteitszin, het hangt altijd van de context af. Enerzijds worden ontwerpers geacht (of vinden ze zelf) dat het redelijk is om dingen voor niets te doen, omdat het belangrijk is voor hun portfolio, anderzijds worden er soms ook veel te hoge uurtarieven gevraagd. Het ligt eraan hoe complex de opdracht is, welke ervaring je wilt opdoen en welke investering je dat waard vindt. Bij het aannemen van een opdracht moet je denken aan de 3 P’s: Poen, Plezier en Prestige. Een opdracht moet minstens aan 2 P’s voldoen.
20. Kwalitatief opdrachtgeverschap zit ‘m in de goede match. Bemiddeling kan hierbij van belang zijn. Matchen vanuit beide kanten; zowel de ontwerper als de opdrachtgever kan pitchen. Ook een bedrijf moet bij een ontwerper passen.

4 trends binnen opdrachtgeverschap volgens BNO

BNO, de Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers, opende de bijeenkomst en nam ons mee langs verschillende typen opdrachten. Deze vereniging, van ontwerpers en voor ontwerpers, verbindt ontwerpers, geeft voorlichting en promoot het vak ook voor opdrachtgevers. In de dagelijkse praktijk merkt BNO dat aan opdrachtgeverschap nog het nodige vorm valt te geven, en adviseert ontwerpers en ontwerpbureaus binnen alle disciplines. Vragen aan BNO gaan vaak over de relatie met de opdrachtgever. Wat zijn de randvoorwaarden waarbinnen de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer tot het beste resultaat leidt?

• Een ontwikkeling waar je niet omheen kunt, zijn de online ontwerpplatforms waar je tegen geringe betaling een ontwerp of creativiteit kunt bestellen. Het is belangrijk dat ontwerpers een antwoord formuleren op de vraag: waarom zou ik naar jou toe komen, in plaats van dat ik naar dat platform ga? Wat is jouw toegevoegde waarde?
• Design is niet alleen meer het primaat van de ontwerpers. Vroeger had je professionele productontwerpers, grafisch ontwerpers en een heel scala aan andersoortige ontwerpers. Nu is iedereen een designer. Of het nu om het ontwerpen van een gebruikerservaring of van een klantreis gaat; iedereen heeft het over en creëert design. Wat voor positie heb je nog als ontwerper, als iedereen design omarmt, maakt en gebruikt?
• De wereld wordt diffuser. Het gaat vaak niet meer om het ontwerp van een esthetische vorm. Meer en meer worden ontwerpers uitgenodigd om na te denken over de processen die er aan voorafgaan, de strategie van een organisatie, productontwikkeling of de ontwikkeling van business models. Ontwerper worden door hun unieke competities ingezet om mee te kijken naar problemen en sociale vraagstukken.
• Pitches zijn aan de orde van de dag, met name onbetaalde pitches. Een opdrachtgever nodigt ontwerpers en ontwerpbureaus uit om op basis van een vraag meteen schetsen en uitgewerkte voorstellen te presenteren. Op basis daarvan besluit de opdrachtgever met wie verder het traject in wordt gegaan. Dat is een doorn in het oog van ontwerpers die vooraf heel veel moeten investeren, en het is een gok of je daarna ook verder mag. Natuurlijk kun je overwegen er een keer aan mee te doen. Soms houd je er een goede, nieuwe opdrachtgevers aan over. Soms leiden onbetaalde ontwerptrajecten tot grote commotie, zoals bij het ontwerp voor het decor van VPRO Zomergasten het geval was. In de architectuursector komt pitchen heel veel voor. Het is goed je af te vragen of het werken met pitches de beste manier is om een duurzame relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer tot stand te brengen. Een goede samenwerking is cruciaal om tot de mooiste resultaten te komen.

6 type samenwerkingen volgens BNO

• De conventionele samenwerking tussen opdrachtgever en ontwerper. De opdrachtgever heeft een vraag, zet deze vraag uit en selecteert een ontwerper. Wanneer de opdrachtgever tevreden is met de samenwerking, volgen mogelijk meerdere opdrachten. 90% van wat zich in de markt afspeelt, volgt dit model.
• Deze tweede vorm van samenwerking gaat een stap verder en is gebouwd op het geloof dat je van elkaar kunt profiteren. Wanneer ontwerpers en een bedrijf 'hetzelfde DNA hebben' en hetzelfde denken, kunnen ze ervoor kiezen om niet enkel op projectbasis met elkaar te werken maar om een commitment voor de langere termijn aan te gaan. De ontwerpers worden zo meegenomen in het toekomstperspectief van een bedrijf.
• Business development. Aan deze samenwerking ligt geen concrete opdracht of vraag ten grondslag, maar raken beide partijen die elkaar soms al langer kennen met elkaar in gesprek, hetgeen leidt tot een nauwe samenwerking waaruit uiteindelijk een nieuwe organisatie voort komt.
• Ontwerpers die gekoppeld worden aan fabrikanten. Op een onderzoekende manier wordt gezocht naar nieuwe mogelijkheden en naar nieuwe producten om eventueel in de markt te zetten.
• Ontwerpers die zich verzamelen in een collectief en op deze manier gezamenlijk naar buiten treden.
• Een deel van een bedrijf of organisatie inrichten als artist-in-residence of als werkplaats waar ontwerpers samen met vakmensen van een organisatie aan de slag gaan.

4 verdienmodellen binnen opdrachtgeverschap volgens BNO

Als je elkaar hebt gevonden als opdrachtgever en opdrachtnemer, hoe richt je dan de samenwerking in?

• De meeste opdrachten zijn conventioneel, en verlopen als volgt: de opdrachtgever formuleert een opdracht en legt die bij een ontwerper neer; de opdrachtnemer formuleert een de-brief in de trant van: u vraagt iets van ons, we denken dat op deze manier te kunnen beantwoorden; dan volgt een offerte in fasen, een ureninschatting x uurtarief. Vaak worden daarbij een aantal dingen out of scope gelaten, dan is er ruimte voor meerwerk.
• Als je als ontwerper je tijd in de ontwerpprocessen stopt, en de productie en distributie uit handen geeft. In ruil voor royalties aan de ontwerper is de licentie voor de producent. 
• De ontwerper of het bureau stapt in de onderneming die het ontwerp in eigendom krijgt. Bij een complex ontwerp kan er soms een conglomeraat van investeerders bij betrokken zijn, de ontwerper kan er dan een aandeel in verwerven als een gelijkwaardige partner.
• De ontwerper ontdekt een breder vraagstuk achter de concrete vraag waarvoor hij of zij is benaderd. Op die basis gaan opdrachtgever en opdrachtnemer samen verder.