Arne van Vliet, managing director van Europees adviesbureau voor cultuur BECCA Europe, vertelt over zijn ervaringen met het Europees cultuurbeleid en over Europese financiering voor culturele projecten. In zijn laatste artikel bespreekt hij wat je kan verwachten van een Europese projectaanvraag.
Geschreven door Arne van Vliet
Begin vanuit de overtuiging dat op Europees niveau werken iets toevoegt aan je organisatie. Misschien heb je na het lezen van het vorige artikel inspiratie gekregen voor het opzetten van een Europees cultureel project. Begin dan niet vanwege de kans op Europese (co-)financiering, maar vanuit de overtuiging dat op Europees niveau werken iets toevoegt aan je organisatie en de (artistieke en zakelijke) visie die je organisatie heeft. Het is namelijk een proces waar je met een helder doel voor ogen en goede voorbereiding in moet stappen. Het gaat om serieuze bedragen en dat vraagt om serieuze projectvoorstellen. In dit artikel, het laatste van de drie, komen een aantal punten aan bod over wat je kunt verwachten als je besluit om zo'n projectvoorstel in te dienen en vervolgens -hopelijk- uit te voeren.
Documenten...
Voor projectfinanciering werkt de EU met 'Calls for Proposals'. Dit zijn oproepen voor projectvoorstellen die tot doel hebben activiteiten te financieren die de beleidsdoelen van de EU helpen realiseren. Eerder schreef ik al dat de EU werkt met zevenjarige programma's. Deze zijn richtinggevend in de speurtocht naar een goede call for proposals. Voor elk zevenjarig programma bestaan (veel) verschillende documenten, en het is -op z'n zachtst gezegd- handig om te kunnen onderscheiden welk document je voor je hebt. Zo is er voor elk programma een meerjarenprogramma (multi-annual work programmes, bij de decentrale programma's: operationeel programma), waarin de algemene uitgangspunten staan. Daarnaast zijn er jaarprogramma's (annual work programmes). Hierin staan bijvoorbeeld de jaarlijkse beleidsfocus, publicatiedata en deadlines van de calls. Aan de hand daarvan kun je dus al een plan van aanpak maken, nog voor de publicatiedatum. Als een call wordt gepubliceerd wordt dat vergezeld van nog een heel aantal documenten. Van deze documenten is de Guidelines het startpunt: een uitgebreide tekst met de beleidsprioriteiten, beschikbaar budget, selectiecriteria, deadline, financile voorwaarden etc. allemaal bij elkaar. Met dat document bij de hand kun je zorgen dat een projectvoorstel in ieder geval aan de formele eisen voldoet.
partners
Ok, stel je hebt een call for proposals gevonden bij een decentraal of rechtstreeks Europees programma en denkt kans te maken. Dan is de eerste stap te kijken naar eerder gefinancierde projecten door deze regeling. Niet alleen kun je hieruit afleiden wat voor projecten goed liggen bij de beoordelaars, maar ook geeft het een beeld van de Europese sector en welke organisaties hier al actief in zijn. Dit zijn mogelijke concurrenten, maar -belangrijker- ook mogelijke samenwerkingspartners. Bij veel financieringsregelingen is het namelijk een vereiste om met meerdere organisaties uit verschillende landen een aanvraag in te dienen. Als je organisatie nog niet internationaal werkt is het wellicht zinvol om aan te sluiten bij een bestaand project en niet meteen zelf een nieuw samenwerkingsverband op te tuigen.
Hulptroepen
Zo'n besluit hoef je niet alleen te nemen. Voor bijna alle rechtstreekse programma's zijn er nationale Desks in het leven geroepen die als taak hebben om informatie te delen over de Europese financieringsmogelijkheden. Zo is er voor het Creative Europe Programma een Desk ondergebracht bij DutchCulture en zijn er adviseurs over Horizon2020 (onderzoek en innovatie), COSME (ondernemerschap en toerisme) en nog een aantal andere programma's bij de Rijksdienst voor ondernemend Nederland. Ook voor de decentrale programma's zijn er Nederlandse informatiepunten. Maak hier gebruik van! Iedereen is gebaat bij goede Europese projectvoorstellen, slechte voorstellen worden al voldoende ingediend.
Een goede projectaanvraag voldoet aan...
Wat maakt een projectvoorstel een goed projectvoorstel? Dit heeft te maken met een aantal kernpunten: in de aanvraag wordt de match van je project met de Europese beleidsprioriteiten zonneklaar gemaakt, het project gaat daadwerkelijk in op een bestaand probleem of een bestaande behoefte in de sector, en binnen het project wordt samengewerkt met partners die elkaar complementeren n het project succesvol tot een eind kunnen brengen. Gecombineerd met een goede projectstrategie, heldere activiteiten en een realistische begroting ben je een heel eind. Beperk daarbij het aantal 'wishful thinking'-resultaten (bijvoorbeeld wat betreft publieksbereik) tot een minimum en maak de activiteiten niet te gecompliceerd. Dat laatste is zowel voor de beoordelaar als voor het project zelf een zegen: als de financiering wordt toegekend is het natuurlijk de bedoeling dat het project ook zo wordt uitgevoerd als is voorgesteld.
Ingediend, en dan?
Na het indienen worden alle voorstellen eerst gecontroleerd op compleetheid. In het geval van de rechtstreekse programma's komt vervolgens een aantal experts uit het veld (waarvoor iedereen zich kan aanmelden) bij elkaar, om samen met de Commissieambtenaren te beoordelen welke projecten gefinancierd worden en welke niet. Enkele maanden (en soms meer dan een half jaar, helaas) na het indienen van een projectvoorstel volgt dan de uitslag. In geval van toekenning volgt vaak een voorfinanciering, dus het toegezegde bedrag wordt niet meteen overgemaakt. Gedurende de projectuitvoering kan er nog sprake zijn van een tussentijdse evaluatie en tenslotte, na afloop van het project, moet een inhoudelijk en financieel eindverslag ingediend worden, waarna het resterende bedrag wordt gestort.
Tot slot
Nu ik vanuit verschillende hoeken de aanvraagprocessen heb meegemaakt (als onderzoeker, vanuit de Europese Commissie, de Creative Europe Desk Nederland en als aanvrager van verschillende projecten) kan ik met zekerheid zeggen: Europese (co-)financiering aanvragen is goed te doen, maar doe het niet alleen en neem er voldoende tijd voor. Het zeker geen fulltime baan om een Europese subsidie te beheren, en gelukkig doet de Europese Commissie ook al jaren haar best om de processen te vereenvoudigen en versnellen, met redelijk succes. Al met al reden genoeg om te kijken of een Europees project ook voor jouw organisatie in het verschiet ligt!
