Een goede begroting is cruciaal voor het slagen van je plannen. Je begroting geeft je inzicht in je inkomsten en uitgaven. Met je begroting concretiseer je bij welke activiteiten je prioriteit legt en toets je ook de financiële haalbaarheid van je beoogde ontwikkeling. Het biedt je een kader voor je financiële handelen gedurende een project, jaar of meerjarenontwikkeling. Daarnaast is een goede begroting ook nodig voor subsidieaanvragen bij fondsen.
Inzicht in de kosten en baten
Elke begroting gaat uit van het basisgegeven dat de optelsom van kosten/uitgaven gelijk moet zijn aan de optelsom van baten/inkomsten. De zogenaamde posten (categorieën) op een begroting kunnen uiteenlopen, al naar gelang de tijdsduur of omvang van een plan, maar in grote lijn komen er altijd een aantal vaste posten in je begroting terug. Een basisformat of checklist zorgt ervoor dat je geen kostenposten vergeet en geeft ideeën over mogelijke inkomstenbronnen. Wij helpen je graag op weg met een uitgebreide modelbegroting, enkele basisformats, en onderstaande tips en aandachtspunten.
Loop je tijdens het begroten nog ergens tegen aan wat hieronder niet aan de orde komt? Laat het ons weten. Met jullie feedback breiden we onze tips uit, en scherpen we de voorbeeldbegrotingen aan.
Typen begrotingen
Globaal kun je een onderscheid maken tussen een projectbegroting, een exploitatiebegroting, een jaarbegroting en een meerjarenbegroting. De begroting maak je altijd voorafgaand aan de start van een project, jaarplan of meerjarenplan. In de begroting wordt een zo nauwkeurig mogelijke (onderbouwde) inschatting van de uitgaven en inkomsten gemaakt. Een begroting is altijd een prognose van verwachtte uitgaven en inkomsten.
Zicht op je financiën
Gedurende het traject van realisatie wordt aan de hand van de begroting gekeken of de uitgaven en inkomsten op koers liggen. Zo weet je op elk moment hoe je er financieel voor staat. Indien nodig vindt tussentijds een bijstelling plaats om problemen achteraf te voorkomen. Na afloop van het traject wordt de balans opgemaakt en worden de uiteindelijk gerealiseerde uitgaven en inkomsten geplaatst naast de vooraf begrote uitgaven en inkomsten. Aan de hand van eventuele afwijkingen kan een vervolgbegroting op grond van ervaring verder worden aangescherpt.
Risicospreiding
Zorg dat je verschillende inkomstenbronnen hebt. Inkomsten van de overheid, van private fondsen, van het bedrijfsleven en eigen inkomsten moeten in balans zijn en aan eventuele eisen voldoen. Als eigen inkomsten gelden naast publieksinkomsten ook b.v. giften, crowdfunding, inkomsten uit de verkoop van merchandise en contributies.
Aandachtspunten
-
Bepaal eerst of je de begroting inclusief of exclusief BTW opstelt. Ben je BTW-plichtig, dan kun je de BTW in de begroting achterwege laten. Ben je niet BTW-plichtig, dan neem je BTW op bij alle kostenposten.
-
Bepaal aan de hand van je projectplan wat je activiteiten zijn en wat dus moet worden opgenomen in de begroting. Eventueel kun je je project opsplitsen in fases, waarmee je automatisch ijkpunten inbouwt om te kijken of je financieel op koers ligt.
-
Een goede begroting is een afspiegeling van het plan. Posten die in het plan belangrijk zijn dien je ook als zodanig in de begroting terug te zien.
-
Bepaal wie bepaalde activiteiten gaat uitvoeren. Is het een interne medewerker of huur je een freelancer of externe organisatie in?
-
Bepaal welke kosten deze activiteiten met zich meebrengen. Is het op basis van uren en uurtarieven of aantallen en stuksprijs? Maak een realistische inschatting van de kosten, bijvoorbeeld gebaseerd op eerdere ervaringen of offertes.
-
Werk je samen met partners? Het is sterk om een bijdrage van partners inzichtelijk te maken in de begroting. Dat hoeft niet altijd in harde euro’s te zijn. Dat kan ook bijvoorbeeld via inzet van uren die je kapitaliseert.
-
Vergeet niet overige kosten op te nemen die niet direct aan het project zijn te koppelen. Denk aan huisvesting, technische hulpmiddelen, advies, verzekering, communicatie, procesbegeleiding, reiskosten etc.
-
Bepaal de omvang van post onvoorzien. Dit is vaak een percentage van de totale kosten. Dit percentage hangt af van het type project, de mate van onzekerheid en de duur van het project en is meestal gebonden aan een maximum bij subsidieaanvragen.
-
Kijk op welke momenten de grootste uitgaven komen, om te zorgen dat er op dat moment voldoende geld in kas is. Maak hiervoor zo nodig een liquiditeitsoverzicht.
-
Een begroting komt onder de streep altijd op € 0,00 uit. Zo is de begroting in balans en zijn er geen overschotten of tekorten.
-
Voeg een toelichting op de begroting toe waarin je per post uitlegt hoe je tot het begrote bedrag komt.
Hoe schat je kosten in?
Als je niet weet welke ureninvestering nodig is voor een bepaalde activiteit of wat een uurtarief bedraagt, dan kun je je je baseren op ervaringen met andere projecten, offertes opvragen, ervaringsdeskundigen onder partners of collega’s om informatie vragen, of voorbeeldbegrotingen inzien. Bekijk bijvoorbeeld de begrotingen van aanvragen voor de impulsgelden. Sommige fondsen geven bij criteria richtlijnen voor maximum (uur)tarieven weer.
Maak ook een realistische inschatting van je uren als projectleider. Deze worden vaak te laag ingeschat.
Wat te doen bij afwijkingen?
Wanneer blijkt dat de kosten te hoog uitvallen, dan kun je verschillende dingen doen:
-
bezuinigen
-
prioriteiten stellen en keuzes maken, niet alles kan
-
een aanpassing maken in de uitvoering (is het mogelijk er een onderdeel uit te halen of meer met interne medewerkers op te lossen)
-
zoeken naar extra financieringsbronnen, zoals partners of andere fondsen/subsidies
Post onvoorzien in begroting
Projecten hebben altijd een mate van onzekerheid in zich, wat kan leiden tot onvoorziene uitgaven. Niet alle fondsen of subsidiegevers staan een post onvoorzien toe. Een manier om onzekerheden op te vangen zonder een post onvoorzien in de begroting op te nemen is door de projectkosten ruim genoeg te begroten. Door de kosten van activiteiten iets te verhogen creëer je enige speelruimte in je begroting waarmee je tegenvallers kunt opvangen.
Hoe gedetailleerd begroten?
Begin met een raming op hoofdlijnen en werk van daaruit toe naar een gedetailleerde begroting. Als je voor aanvang nog niet met zekerheid detailbedragen kunt weergeven, geef dan aan van welke aannames je uitgaat en stel zo nodig tussentijds de begroting bij. Bij een klein project is het uiteraard gemakkelijker om bij aanvang een gedetailleerde begroting te maken dan bij een langdurig of complex project.
Om het overzicht te behouden, is het verstandig in een totaalschema zowel de kosten die al zijn voldaan, als verplichtingen en te verwachten kosten op te nemen.
Modelbegroting en formats
De meest eenvoudige en overzichtelijke manier om een begroting te maken is door gebruik te maken van Excel. Dat biedt je de mogelijkheid om je begroting in heldere kolommen weer te geven en een optelsom per onderdeel te maken. Het tussentijds aanpassen van posten geeft dan meteen onder de streep weer hoe de uitgaven en inkomsten zich ten opzichte van elkaar verhouden. Ook is dit format praktisch om de vooraf begrote en werkelijk gerealiseerde uitgaven en inkomsten naast elkaar te plaatsen en met elkaar te vergelijken.
Bij het opstellen van een begroting is het handig om de onderstaande formats te gebruiken. Gebruik onze modelbegroting daarnaast als referentie, deze bevat een zeer compleet overzicht van posten met nadere toelichting.
Let op: controleer na het doen van aanpassingen of optellingen nog kloppen.
Verstuur je begroting liefst alleen in PDF-format, zodat anderen er geen aanpassingen in aan kunnen brengen die jouw opstelling veranderen.
Projectbegroting
Een projectbegroting is een weergave van uitgaven en inkomsten van een specifiek project. Vergeet deze posten niet bij het opstellen van een projectbegroting:
-
kosten (in tijd en geld) van besluitvorming en voorbereiding
-
meenemen van loonkosten eigen medewerkers
-
kosten voor advisering
-
indexering kosten (voor projecten die langer dan een jaar duren)
-
btw: zijn de kosten inclusief of exclusief btw? is btw terug te vorderen?
-
kosten voor communicatie (website, nieuwsbrieven, advertenties)
-
wijziging kosten grondstoffen
-
wisselkoers (in geval van internationaal project)
Exploitatiebegroting
Een exploitatieoverzicht is een weergave van uitgaven en inkomsten van je gehele organisatie, inclusief één of meerdere projecten. Daar staan dus ook de zogenoemde ‘beheerskosten’ in. Dat zijn de kosten die je moet maken ook al realiseer je geen projecten (denk aan de huur van kantoorruimte, accountantskosten, bestuurskosten of je zakelijk leiding), of als het project (of de projecten) is afgerond.
Meerjarenbegroting
Een jaarbegroting is een weergave van uitgaven en inkomsten van je gehele organisatie in een (kalender)jaar. Bij een meerjarenbegroting zijn er meerdere kolommen opgenomen om inzicht te geven van de uitgaven en inkomsten in meerdere jaren. De opgenomen posten in meerjarenbegroting komen overeen met de exploitatiebegroting, maar worden dan uitgesplitst per jaar.
Meer weten over het gebruik van ons begrotingsmodel en formats?
Kom je bij het opstellen van je begroting nog iets tegen waar je niet uitkomt? Laat het ons weten. Jullie feedback helpt ons de tips uit te breiden, en de formats en modeldocumenten aan te scherpen.
