Meewerken aan producties, bezoekers op een fijne manier begeleiden en zorgen voor lokale verbinding; vrijwilligers spelen een onmisbare rol binnen culturele organisaties. Dries Floris, directeur-bestuurder van Theater de Kattendans, Marjolein Buijs, zakelijk en artistiek leider van Oss Cultureel en Kees Naaijkens, verbinder bij Tussenheid Hilvarenbeek, delen hun visie op vrijwilligers vinden én binden in de culturele sector.
Geschreven door Simone Vos
“De theateravond van A tot Z goed laten verlopen; van de ontvangst van onze gasten (artiesten en bezoekers), tot aan de kaartjes controleren en mensen naar hun plek begeleiden. Dat doen de vrijwilligers in het theater”, vertelt Dries. “Zonder de ruim dertig vrijwilligers in het theater, honderd vrijwilligers bij het Ploegfestival dat we organiseren, en vijftig jongeren die de Kindervakantieweek draaien vanuit de Katttendans, zouden wij helemaal niet bestaan. We kunnen het niet zonder hen. In totaal werken er zo’n 12 medewerkers in vast dienstverband en een heel aantal oproepkrachten. Zonder de vrijwilligers kunnen wij nooit tweehonderd voorstellingen per jaar programmeren.”
Productie met vrijwilligers Oss Cultureel Foto: Ronald Goudberg
Theaterproducties samen met vrijwilligers
Ook bij Oss Cultureel zijn vrijwilligers essentieel. Oss Cultureel maakt theaterproducties die in het teken staan van talentontwikkeling, in Oss en de Maasdorpen eromheen. Ze maken een keer per jaar een grote productie op locatie, met vrijetijdsspelers en professionals samen. Daarnaast hebben ze kleinere voorstellingen met lokale partners. “Voor de grote theaterproductie kan iedereen zich aanmelden. Van jongeren die een kunstopleiding ambiëren tot aan volwassenen die ooit theater hadden willen doen. Professionals en vrijetijdspelers werken juist daarin samen”, zegt Marjolein.
“De aanmelding voor spelers gaat hand in hand met die voor vrijwilligers. We maken een productie waarbij van begin af aan evenveel aandacht is voor spelers als vrijwilligers achter de schermen.” Oss Cultureel heeft een productieleider, Anneloes Ebing, die de vrijwilligerscoördinatie doet. “Zij zorgt dat het goed verloopt. Vrijwilligers mogen altijd de try out zien bijvoorbeeld en ze evalueert na afloop met hen hoe het ging. Dat neemt zij weer mee in de overleggen met het vaste team. Daarnaast zorgt ze voor een afwisselend schema voor de vrijwilligers in de week van de voorstelling, ze kijkt naar wie wat goed kan en wie wat leuk vindt”, zegt Marjolein.
Betrekken van de gemeenschap
“Van ticketcontrole, locatiemanager, koffieservice en publieksbegeleider; sommige vrijwilligers werken op de voorgrond, anderen juist meer achter de schermen. Zo’n veertig à vijftig mensen geven zich per productie op als vrijwilliger. Zoals dit jaar, dan spelen we in het dorp Neerloon en betrekken we de gemeenschap in de productie. We zijn naar de nieuwjaarsborrel geweest en nemen de bewoners mee in het proces. We creëren eigenlijk een grote familie op locatie. De ene zegt dan: ‘Ik heb een zolder beschikbaar voor het optreden’, de ander heeft een bouwbedrijf en wil daarmee helpen”, gaat ze verder.
Neem ideeën serieus
Die betrokkenheid creëren, is heel belangrijk als je vrijwilligers wilt werven en behouden, deelt Kees. Hij is verbinder bij Tussenheid Hilvarenbeek, een stichting die met collectieve initiatieven in Hilvarenbeek meedenkt over onder meer communicatie, vrijwilligersbeleid en subsidie aanvragen. De stichting kijkt mee met de plannen die de initiatieven aanmelden, wordt gesubsidieerd vanuit diverse fondsen en adviseert kosteloos. “Het meedenken verschilt per initiatief en evenement. Geen vereniging is hetzelfde, dus we kijken wat nodig is per voorstel. Wanneer het over vrijwilligers gaat, adviseer ik altijd: ‘Begin met werven wanneer het nog niet nodig is. Dan kun je iemand mee laten kijken en alvast wennen en zodra het wel nodig is, is diegene er al.”
“Daarnaast is het heel belangrijk om waardering uit te spreken. Een hapje en een drankje aanbieden, het evenement met z’n allen samen afsluiten. Deel je successen met vrijwilligers. En: neem hun ideeën serieus. Het kan goed zijn dat iemand in het dagelijks leven jurist is en als vrijwilliger bij jouw evenement meehelpt, die kan vanuit z’n achtergrond ook weer meedenken. Luister daar zeker naar.”
Vrijwilligers bij Pleinfestival Kattendans
Eigenaarschap en verantwoordelijkheid
Bij de Kattendans is de binding met de vrijwilligers heel sterk en daar zet Dries ook echt op in. “We organiseren in ieder geval twee keer per jaar een feestavond met het personeel en de vrijwilligers samen. Daarnaast zijn er twee vergadermomenten per jaar met een vaste medewerker erbij, om even de klokken gelijk te zetten en te horen hoe het gaat”, zegt hij.
Bij functies die de vrijwilligers bij de Kattendans hebben, komt best een verantwoordelijkheid kijken. “Dat eigenaarschap pakken de vrijwilligers ook echt. Ze maken samen de planning om te zorgen dat tweehonderd voorstellingen goed verlopen. Ze spreken elkaar aan als er een keer iets anders moet”, zegt Dries. “We houden ook rekening met diverse doelgroepen, hebben bijvoorbeeld een prikkelarm aanbod. Hierbij ontvangen vrijwilligers die bezoekers op een rustige locatie en begeleiden ze naar hun plaats. Ook hebben we speciale begeleiding voor dove en slechthorende mensen. Daarnaast koken sommige vrijwilligers voor de artiesten en zijn er zelfs artiesten bij die specifiek naar één kok vragen.”
Vrijwilligers in de culturele sector: Wat weten we uit de Waarde van cultuur?
Elke twee jaar wordt de Brabantse bevolking in een cultuurpeiling ondervraagd over kunst, cultuur en erfgoed. In deze peiling zien we tussen 2019 en 2023 een sterke daling in het aandeel Brabanders dat aangeeft vrijwilligerswerk te doen. Waar in 2019 nog 23% van de Brabanders aangaf een cultureel evenement of culturele organisatie te steunen door vrijwilligerswerk te doen, is dit in 2023 gedaald naar 11%. Jongeren doen vooral vrijwilligerswerk in popmuziek en cabaret, ouderen vaker in erfgoed.
De Brabanders die actief zij als vrijwilliger, doen dit binnen verschillende cultuurdisciplines. Met name vrijwilligerswerk op een plek zoals Theater de Kattendans (podium, festival, concertzaal of muziekpodium) wordt in de cultuurpeiling veel genoemd (25% van de vrijwilligers doet dit bij zo’n soort locatie). De podiumkunsten (25%) en muziek (17%) zijn de disciplines waarin het meeste vrijwilligerswerk wordt gedaan.
Vinden van vrijwilligers
Het vinden van vrijwillige krachten is voor Dries geen probleem tot nog toe. “Toen wij in september 2022 na een verbouwing weer opengingen, hebben we één oproep geplaatst. Daar kwamen meteen dertig mensen op af. Van 38 tot 73 jaar oud en alles wat daartussen zit”, vertelt Dries. “Vrijwilligers zijn onze ambassadeurs, ze vertellen op een feestje over werken bij De Kattendans en daarmee vergroten we ons draagvlak. Daarnaast is het ook een toevoeging voor hun leven, ze ontmoeten nieuwe mensen en komen het huis wat makkelijker uit.
“Daarnaast is er een keer per jaar het Ploegfestival dat gratis toegankelijk is. Daarbij vragen we de verenigingen in Bergeijk of zij willen helpen. Dat doen ze graag. De avond voor het festival begint, geven we lokale muzikanten de ruimte om te spelen op het podium dat er dan al staat. Dat zijn zo honderd vrijwillige muzikanten.”
“Wij organiseren ook de Kindervakantieweek, we zijn namelijk een gemeenschapshuis met een theater. Daarvoor hebben we ieder jaar zo’n vijftig jongeren die vrijwillig meewerken, die vonden dat zelf vroeger leuk en komen graag terug.”
Oss Cultureel Foto: Richard Smits
Vrijwilligers houden
Bij Oss Cultureel merken ze dat het werven van vrijwilligers ook relatief goed gaat. “Het is eens per jaar en daardoor is het goed te overzien. We laten op tijd via onze nieuwsbrief weten op welke datum de volgende productie is en dan kunnen mensen zich aanmelden. Ik denk dat het vooral belangrijk is om vrijwilligers het gevoel te geven dat ze heel welkom zijn en dat hun bijdrage ertoe doet. Dan komen ze terug”, vertelt Marjolein. “Het overgrote deel van onze vrijwilligers is 40+, dus dat is heel mooi qua diversiteit. Juist doordat de samenwerking kort en krachtig is, je er niet een heel jaar aan vast zit, vinden mensen het makkelijker zich aan te melden. En in het dorp of in de wijk waar we de productie draaien, voelen mensen zich betrokken. Het moet echt als een cadeau voelen voor hen dat ze hier onderdeel van zijn.”
Afgebakende periode helpt
Kees ziet vanuit de praktijk dat mensen juist deze vorm van vrijwilligerswerk; een afgebakende periode en duidelijke taken, heel prettig vinden. “Laatst was er een vereniging op zoek naar een nieuwe penningmeester en dat lukte niet. Wij hebben toen geadviseerd om die functie op te knippen in drie taken, zodat ze de uren en taken konden verdelen. Dat leek hen onlogisch, maar mensen vinden dat juist fijn. Dan hoeven ze echt alleen het werk te doen dat ze leuk vinden of kunnen en ze weten dat er een eind aan de periode komt. Zo hadden ze de tijd om een vaste penningmeester te vinden en hebben drie mensen tijdelijk geholpen. Soms is out of the box denken nodig.”
Geen hokje
Vrijwilligerswerk is niet gemakkelijk in een hokje te plaatsen. Andere organisatie of instelling (47%) en andere disciplines (46%) zijn in de peiling veel vaker ingevuld als plek/discipline voor vrijwilligerswerk dan een nauwe antwoordcategorie (zoals film, beeldende kunst of bibliotheek). Kees beschrijft het mooi in het artikel: geen vereniging is hetzelfde, het gaat om maatwerk.
Zowel Marjolein als Dries geven aan dat het werven van vrijwilligers relatief goed gaat. De sterke daling in de cultuurpeiling kan een effect zij van de coronapandemie, een periode waarin de meeste podiumkunstlocaties gesloten waren. In 2025 wordt een nieuwe cultuurpeiling uitgevoerd. Dan wordt duidelijk of we de positieve geluiden uit dit artikel terugzien in de cijfers.
Matchingtool
Tussenheid Hilvarenbeek start een pilot voor een matchingstool voor vrijwilligers. Hierin matcht de stichting in een onlinevrijwilligersbank vraag en antwoord met elkaar. In het systeem kunnen verengingen vrijwilligers zoeken en mensen die vrijwilligerswerk zoeken de verenigingen. Op 2 oktober presenteert Tussenheid Hilvarenbeek deze nieuwe tool in Cultureel Centrum Elckerlyc in Hilvarenbeek.
Toekomstkijk: aan de slag met de toekomstbestendigheid van je amateurkunstgroep
Kunstloc Brabant heeft een gesprekstool ontwikkeld - Toekomstkijk - die ingaat op het werven en behouden van vrijwilligers bij amateurkunstverenigingen. Wil je hier meer over weten, neem dan gerust contact met mij op.
