10 tips voor het vinden van de juiste vrijwilliger
Het vinden en behouden van vrijwilligers is, naast het vinden van voldoende financiering, één van de grootste uitdagingen voor bestuurders van amateurkunstorganisaties. Wie krijg je zo gek om zich in zijn of haar vrije tijd in te spannen voor lastige klussen? In dit artikel geven we 10 tips voor voldoende organisatiekracht in je amateurkunstclub
Het vinden van een vrijwilliger…
- Organiseer een open dag en zorg dan bijvoorbeeld voor een leuke wedstrijd. Zo trek je mensen naar je organisatie en op deze manier kunnen potentiële nieuwe vrijwilligers gemakkelijk kennis maken met je vereniging.
- Begin je zoektocht goed. Maak voor het vinden van een vrijwilliger een duidelijk profiel. Zo weet een vrijwilliger meteen waar hij aan toe is, wat het werk inhoudt en wat hij van je organisatie kan verwachten.
- Maak een selectie onder je leden of betrokkenen: wie is geschikt voor een specifieke klus? Vrijwilligerswerk vraagt - net als betaald werk - ook om bepaalde competenties. Zoek de juiste persoon voor de juiste job. Net zo belangrijk als dat de vrijwilliger het werk goed kan uitvoeren, is dat hij zijn ei of ambitie erin kwijt kan.
- Heb je de juiste persoon gevonden? Ga een persoonlijk gesprek aan waarin je wensen en ambities bespreekt. Vraag je (potentiele) vrijwilliger naar zijn motivatie en ambitie. Maak duidelijk wat zij voor hun verzette werk terugkrijgen. Als je daar op inspeelt, wordt de inzet groter.
- Bied een proeftijd aan. Zo kun je van beide kanten bekijken of het werk bevalt. Dit geeft ook meer ruimte voor de vrijwilliger om te beginnen.
Heb je de juiste persoon op de juiste plek?
- Zorg voor de fun-factor! Heet de vrijwilliger welkom bij de club.
- Verwen je vrijwilligers ook regelmatig: dat kan bijvoorbeeld met een leuke borrel of een kerstcadeautje. Kijk wat bij je vrijwilligers past. Reserveer daar ook budget voor.
- Leer elkaar kennen: inzicht in de werkwijze van je collega’s zorgt voor een goede werksfeer. Spreek daarbij je waardering regelmatig uit.
- Zorg ervoor dat een vrijwilliger zich nodig voelt. De taak die hij doet is belangrijk. Het werkt voor een vrijwilliger prettig als hij een zelfstandige taak krijgt. Iets waar hij helemaal zelf voor verantwoordelijk is, met een duidelijk begin en eind.
- Plan af en toe een moment van reflectie in. Tijdens zo’n gesprek kijk je met de vrijwilliger terug. Wat gaat goed? Wat vind je leuk? Wat zou je willen veranderen? Zo houd je je vrijwilliger betrokken en krijg jij feedback. Een tevreden vrijwilliger trekt ook andere vrijwilligers aan.
- Ben je al een tijdje samen bezig? Bekijk dan of jullie het takenpakket willen uitbreiden of dat er doorstroming kan plaatsvinden naar een andere taak. De vrijwilliger kan dan weer iemand anders ‘opleiden’, zodat er voldoende doorstroming is. Zo houd je de organisatie fris, en ambitieuze vrijwilligers blijven gemotiveerd.
- Wees flexibel. Sommige vrijwilligers werken liever aan tijdelijke taken dan aan structurele taken. Zorg dat dit mogelijk is.
Deze reactie ontvingen we van Erik de Jong. Erik was festivaldirecteur van Muziek op de Dommel en stuurde in die rol een grotendeels vrijwillige organisatie aan van 125 personen.
"Er zijn ontzettend veel tips te geven voor het werken met vrijwilligers. Ik noem er een aantal: nodig voor kerntaken mensen vooraf uit om mee te denken, deel meer achtergrondinfo over de organisatie voorafgaand en tijdens het festival, overtuig een groep vrienden of vereniging om samen mee te doen, geef leuke taken aan de vrijwilligers (tappen, bouwen, breken, publiekscrew), kook zelf voor de vrijwilligers, geef ze de verantwoordelijkheid om taken uit te voeren naar eigen inzicht (binnen kaders), maak een goed crewboek, geef ze een portofoon (etherdiscipline!), ga zo nu en dan rond met eten en drinken en een biertje achteraf, focus on international volunteers, evalueer wanneer mogelijk, maak een goede eigen backstage voor de vrijwilligers waar mensen zich welkom voelen, deel op tijd de informatie, bedenk ludieke acties voor actieve vrijwilligers en heb bovenal persoonlijk contact!"