Monitoren en evalueren is belangrijk om inzicht te krijgen in het doelbereik van je organisatie. Als culturele instelling kun je hierdoor gestructureerd doelen bereiken en je missie verwezenlijken, stellen Claudia de Graauw en Bo Broers. 'Door inzicht te krijgen in het doelbereik beantwoord je vragen als: Ben ik op het goede spoor? Dragen m'n activiteiten bij aan m'n doel? Wat gaat goed? Wat kan beter?' Door een aantal stappen te volgen krijg je antwoord op deze vragen: Zorg er ten eerste voor dat je doelen scherp gesteld zijn. Vertaal de doelen vervolgens naar meetbare indicatoren, analyseer de data en rapporteer in een interessante vorm.
Geschreven door Claudia de Graauw en Bo Broers
Steeds vaker word ik als onderzoeker gevraagd om culturele instellingen te helpen om inzicht te krijgen in hun doelbereik. Het gaat dan om de kwaliteit van een project, programma of activiteit: wat het teweeg heeft gebracht bij de deelnemer of bezoeker. Hebben de bezoekers van het museum hun blik verruimd? Heeft het sportprogramma in de wijk sociale cohesie bevorderd? Is door de activiteiten van de bibliotheek de tijdsbesteding van inwoners aan kunst en cultuur vergroot? Het gaat dus niet meer alleen om cijfers en aantallen.
Verbeteren en verantwoorden tegelijkertijd
Culturele instellingen willen graag inzicht in het bereik van deze ideële doelstellingen. Aan de ene kant kunnen zij met deze informatie zien of ze op de goede weg zitten om hun stip op de horizon te bereiken. Eigenlijk werkt het dan net als een TomTom. Je verzamelt gestructureerd informatie die je inzicht geeft of je de goede kant op gaat. Je geeft aan waar je heen wilt en kijkt vervolgens op of je op de juiste koers zit. Of dat je moet bijsturen. Instellingen kunnen dan gericht actie ondernemen om dichterbij het doel te komen.
Aan de andere kant kunnen zij met deze informatie verantwoording afleggen naar gemeenten en andere subsidiegevers. Gemeenten en andere subsidiegevers willen namelijk meer en meer weten of een door hen gesubsidieerd project bijdraagt aan hun doelen.
Eigenlijk werkt het dan net als een TomTom. Je verzamelt gestructureerd informatie die je inzicht geeft of je de goede kant op gaat.
Monitoren en evalueren: Hoe werkt 't?
Stap 1: doelen scherpstellen
Hoe de evaluatie is ingestoken is afhankelijk van de doelen van de organisatie. Het is voor instellingen dus belangrijk om heldere doelen te formuleren. Van belang is om goed voor ogen te hebben wat je teweeg wilt brengen met het project, programma of activiteit. Een voorbeeld waarbij ik heb geholpen met het scherp stellen van de doelen is de Noord Oost Brabantse Bibliotheken (NOBB). Zij willen bij hun verantwoording graag meer de nadruk leggen op hun eigen doelbereik én op het bereik van de doelen die de gemeente heeft met de subsidieverstrekking aan de bibliotheek. Samen met medewerkers van de bibliotheek en van de gemeente Veghel hebben we doelen geformuleerd die aantonen wat de activiteiten van de bibliotheek teweeg brengen in de samenleving: Inwoners laten uitgaan van de eigen kracht, sturen op zelfredzaamheid en de vrije tijdsbesteding van inwoners aan kunst en cultuur vergroten.
Stap 2: Meetinstrument ontwerpen
Helder geformuleerde doelen kunnen vervolgens vertaald worden naar meetbare indicatoren en criteria. Per indicator wordt gekeken hoe dit meetbaar gemaakt kan worden en wordt een bijpassend meetinstrument ontworpen. Bij het meetbaar maken van de indicatoren kijken we goed naar de volgende vragen:
- Welke informatie is al beschikbaar? En welke moet verzameld worden?
- Waar kun je deze informatie vinden? Bezoekers, medewerkers, scholen, samenwerkingspartners etc.
- Hoe kun je de informatie verzamelen? Observaties, interviews, vragenlijst, literatuuronderzoek etc.
Op basis van deze input (en de bijbehorende indicatoren) kan een meetinstrument ontworpen worden.
Voor het programma 'de brede buurt' in Oosterhout hebben we hiervoor een paar praktische instrumenten gemaakt die de betrokken organisaties (H19 en OiB) zelf kunnen uitvoeren. Hierbij kun je denken aan een vragenlijst per activiteit en groepsgesprekken met deelnemers en groepsgesprekken met samenwerkingspartners. Hierdoor waren individuele evaluatiegesprekken overbodig en kwam interessante informatie boven water.
Stap 3: Analyseren en rapporteren
Tijdens deze stap wordt de rapportage geschreven, naar aanleiding van de verzamelde informatie die is geanalyseerd. Deze rapportage kan verschillende vormen hebben. Voor welke vorm je kiest, is afhankelijk van het doel van je onderzoek. Er kan gekozen worden voor een klassieke rapportage, maar ook voor een boekje, een website, een artikel of bijvoorbeeld een infographic. Voor het netwerk van science centra en wetenschapsmusea (VSC) heb ik een benchmark onderzoek uitgevoerd waarbij de kwaliteit van educatieve activiteiten gemeten werd. Ik heb toen een overkoepelend rapport geschreven waarin de kwaliteit van de educatieve activiteiten van de verschillende musea met elkaar vergeleken werd. Daarnaast heb ik per musea een rapport geschreven met individuele analyses en verbeterpunten.
Monitoring en evaluatie geeft je een interessant instrument in handen om inzicht te krijgen in je doelbereik, nodige acties te ondernemen én om vragen van subsidiegevers te beantwoorden. Die vragen worden op een structurele en inzichtelijke manier beantwoord.
