Ons beleid

Kunstloc Brabant zet zich als provinciaal kennis- en expertisecentrum in voor het brede kunst- en cultuurveld in Noord-Brabant. Ons doel is zoveel mogelijk Brabanders deel te laten nemen aan kunst en cultuur, want dat inspireert en verrijkt je leven. Als kennis- en netwerkorganisatie verzamelen wij op vele manieren en om vele redenen persoonsgegevens, dit wordt in deze privacyverklaring nader toegelicht. Wij gaan zorgvuldig om met je gegevens en respecteren ieders privacy.

Wij verwerken persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze dienstverlening of omdat je deze zelf aan ons verstrekt bij correspondentie, adviesgesprekken en/of telefonisch contact. De persoonsgegevens die wij doorgaans verwerken zijn: voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, zakelijke contactgegevens zoals bedrijfsnaam, functie, discipline of sector waarin je werkzaam bent. Wij verwerken ook overige persoonsgegevens die actief worden verstrekt via formulieren en correspondentie. De hoeveelheid gegevens die we verwerken beperken we zoveel mogelijk afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens verwerken. Hieronder staat voor verschillende doeleinden beschreven welke persoonsgegevens wij verwerken. 

Je contactgegevens worden opgeslagen in het relatiebeheersysteem Salesforce. Salesforce voldoet aan alle standaarden voor het beschermen van persoonsgegevens. Wil je dat je gegevens verwijderd worden, of wil je een overzicht ontvangen van alle gegevens, dan kun je hiervoor een verzoek sturen naar impact@kunstlocbrabant.nl. Wij zorgen dat we je verzoek binnen een maand in behandeling nemen. Wij kunnen vragen naar een vorm van identificatie om misbruik te voorkomen.

Website

Wij maken gebruik van Piwik Pro om inzicht te verkrijgen in het gebruik van onze website. Wij maken hierbij geen gebruik van cookies. De informatie die naar jou herleidbaar is wordt zoveel mogelijk anoniem gemaakt. Wij creëren geen profielen op basis van gebruikersgedrag voor marketingdoeleinden en wij houden je gegevens niet bij over meerdere apparaten.

Evenementen

Indien je je aanmeldt voor een van onze bijeenkomsten of evenementen vragen we hiervoor je voornaam, achternaam, en e-mailadres. Wij gebruiken deze gegevens voor het afhandelen van je aanmelding. Voor sommige evenementen vragen we ook om adresgegevens, functie, en bedrijfsnaam. Deze gegevens gebruiken wij om inzicht te krijgen in de deelnemers aan een bijeenkomst, om daar het programma op af te stemmen, en voor verantwoording naar partners en subsidiënten. Je contactgegevens worden opgeslagen in het ticketingsysteem Eventbrite, of in het cms van onze website. Eventbrite voldoet aan alle standaarden voor het beschermen van persoonsgegevens.

Je kunt je gegevens in Eventbrite inzien, corrigeren of verwijderen via eventbrite.nl/account-settings. Je kunt je afmelden voor emailberichten van Eventbrite via eventbrite.nl/account-settings/email-preferences.

Wanneer dit vanwege de voorgeschreven RIVM-maatregelen nodig is, vragen wij ook om je naam en telefoonnummer om antecedentenonderzoek mogelijk te maken. Wij gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden, en lijsten met deze gegegevens worden niet langer bewaard dan een maand na het plaatsvinden van het evenement.

Spreekuren

Indien je je aanmeldt voor een van onze spreekuren vragen we hiervoor je voornaam, achternaam, en e-mailadres. Wij gebruiken deze gegevens voor het afhandelen van je aanmelding. Voor sommige evenementen vragen we ook om adresgegevens, functie, en bedrijfsnaam. Deze gegevens gebruiken wij om inzicht te krijgen in de deelnemers aan het spreekuur, om daar het spreekuur op af te stemmen, en voor verantwoording naar partners en subsidiënten. Je contactgegevens worden opgeslagen in het boekingsysteem Microsoft Bookings. Microsoft Bookings voldoet aan alle standaarden voor het beschermen van persoonsgegevens. Je kunt je gegevens in Micorsoft Bookings inzien, corrigeren of verwijderen via de link ‘Weergeven in Bookings’ die in het bevestigingsbericht is vermeld.

Webinars en videoconferencing

Voor het aanbieden van webinars en video conferencing maken wij gebruik van Microsoft Teams. Wij vragen voor aanmelding dezelfde of minder persoonsgegevens als voor andere evenementen, zoals hierboven beschreven. Het is mogelijk aan de webinars deel te nemen zonder de Teams software of een account van Microsoft te gebruiken. Wij leggen dit hier uit. 

Bij videoconferencing (bijeenkomsten met gebruik van video-verbinding) is het mogelijk dat je in beeld komt met gebruik van jouw eigen camera (webcam). Wil je liever niet in beeld komen? Zet dan je camera uit. Je kunt dan ook met tekstberichten of gesproken berichten deelnemen aan de bijeenkomst. Zoek een rustige ruimte op waar je privé kunt deelnemen aan de meeting, zodat andere personen niet onvermoed in beeld komen, en je alleen dat van jouw eigen leefomgeving laat zien wat je anderen wilt laten zien.

Bij videoconferencing is het mogelijk gebruik te maken van schermdelen. Je laat hierbij anderen zien wat er op jouw computerscherm te zien is. Let dan op dat je dan alleen het venster laat zien dat je wilt laten zien. Sluit van tevoren andere bestanden en software af, zodat je niet per ongeluk persoonlijke gegevens deelt.

Fotografie en video

Bij bijeenkomsten, exposities en evenementen van Kunstloc Brabant maken wij incidenteel foto’s en video-opnames. Deze kunnen gepubliceerd worden op onze websites, social media en drukwerk. Wij vermelden bij aanvang van het evenement zelf of er opnames gemaakt zullen worden. Je kunt bij een van onze medewerkers aangeven wanneer je liever niet in beeld wilt verschijnen. Bij deelname van minderjarigen vragen wij schriftelijk toestemming van de ouders voor het gebruik van beeldmateriaal. Ook achteraf is het nog mogelijk bezwaar te maken tegen het gebruik van het beeldmateriaal. Wil je liever dat we een foto of video waarin je bent te zien verwijderen? Laat ons dit weten via impact@kunstlocbrabant.nl en vermeld de url waar je de media hebt aangetroffen, dan verwijderen wij het zo spoedig mogelijk.

Nieuwsbrieven

Indien je je aanmeldt voor een van onze nieuwsbrieven vragen we hiervoor je voornaam en e-mailadres. Deze gegevens gebruiken wij om de nieuwsbrieven te kunnen versturen. Optioneel kun je ook je achternaam, bedrijfsnaam, discipline en interesses opgeven. Deze gegevens gebruiken wij om af te stemmen welke nieuwsbrieven je ontvangt. Deze gegevens gebruiken wij ook om beter inzicht te krijgen in het culturele werkveld in Noord Brabant. Je contactgegevens worden opgeslagen in het nieuwsbriefsysteem Mailchimp. Mailchimp voldoet aan alle standaarden voor het beschermen van persoonsgegevens. 

Je kunt je afmelden voor de nieuwsbrief of je gegevens wijzigen via de links onderaan in onze nieuwsbrieven. Wil je dat we je gegevens verwijderen uit Mailchimp, of wil je hier een overzicht van ontvangen? Stuur dan een mail met dit verzoek naar impact@kunstlocbrabant.nl, dan zorgen wij dat we je verzoek binnen een maand in behandeling nemen. Wij kunnen vragen naar een vorm van identificatie om misbruik te voorkomen.

Financieringsaanvragen

Kunstloc biedt in opdracht van de provincie Noord-Brabant toegang tot de financieringsinstrumenten Subsidie Impulsgelden, Kennisvouchers, Crowdfunding en Makersregeling. Indien je via ons een aanvraag wilt doen vragen we je voorletters, tussenvoegsel(s), achternaam, en e-mailadres om een account te maken en je een inlog te bieden voor het online aanvraagsysteem Hezelbizz.

Wanneer je een aanvraag doet vragen we ook de volgende persoonsgegevens: postcode, huisnummer, straat, plaats, telefoonnummer, en IBAN. Deze gegevens gebruiken wij om met je te communiceren over de (vervolg)procedure, het toesturen van de subsidiebeschikking, ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies, om je te kunnen benaderen voor vragen omtrent je project.

Bij een aanvraag wordt er ook gevraagd verschillende documenten, zoals een plan en een begroting, in te dienen, ter beoordeling van de aanvraag. Wij verzoeken je geen persoonsgegevens op te nemen in deze documenten, omdat wij deze openbaar maken in navolging van de Wob (Wet openbaarheid van bestuur). Aanvullend wordt gevraagd om een uittreksel Kamer van Koophandel en een bankverklaring. Deze documenten worden niet openbaar gemaakt.

Alle gegevens worden beschermd verwerkt in een database van Funding Solutions, en bewaard voor een termijn van 10 jaar ter verantwoording van de betreffende financieringsregelingen. Funding Solutions voldoet aan alle standaarden voor het beschermen van persoonsgegevens. De persoonsgegevens kun je zelf inzien als je bent ingelogd in het aanvraagsysteem.

Wil je je gegevens wijzigen, een overzicht van je gegevens ontvangen, of je aanvraagaccount verwijderen, stuur dan een verzoek naar impact@kunstlocbrabant.nl. Wij zorgen dat we je verzoek binnen een maand in behandeling nemen. Wij kunnen vragen naar een vorm van identificatie om misbruik te voorkomen.

Muziekexamens

Indien je je in wilt schrijven voor muziekexamens vragen we je e-mailadres om een account aan te maken en je een inlog aan te bieden voor de online omgeving voor muziekexamens. Bij het inschrijven voor muziekexamens vragen we je ook naar je voornaam, achternaam, gender, adres, en telefoonnummer. Deze gegevens gebruiken we om met je te communiceren over de examens en uitreikingen, en om certificaten en diploma’s op te kunnen stellen. Je gegevens worden bewaard voor onbepaalde tijd. Je persoonsgegevens worden beveiligd opgeslagen in de database-applicatie FileMaker. Verwerkingen in FileMaker verlopen via een beveiligde SSL-verbinding.

Als je bent ingelogd in de online omgeving voor muziekexamens kun je zelf je persoonsgegevens aanpassen. Wil je dat je gegevens verwijderd worden, of wil je een overzicht ontvangen van alle gegevens, dan kun je hiervoor een verzoek sturen naar impact@kunstlocbrabant.nl. Wij zorgen dat we je verzoek binnen een maand in behandeling nemen. Wij kunnen vragen naar een vorm van identificatie om misbruik te voorkomen.

Profielen

Op onze websites die een community- en/of platform-doel hebben, zoals konkav.nl, talenthubbrabant.nl, en communityartbrabant.nl, bestaat de mogelijkheid om een persoonlijk profiel aan te maken. Wij bieden je hiermee de mogelijkheid je te profileren in je werkveld, en contact te leggen met anderen. Je kunt op deze sites een profiel aanmaken waarin je kunt aangeven wie je bent, wat je doet en met wie je hebt samengewerkt. Je gegevens worden gebruikt om inzicht te krijgen in het werkveld in Noord Brabant. We doen dit met respect voor jouw privacy, en laten gevoelige persoonsgegevens niet openbaar zien. Je kunt deze sites ook gebruiken zonder een profiel aan te maken. Je kunt je gegevens te allen tijden aanpassen en verwijderen. Je bent vrij om een pseudoniem te gebruiken. Je gegevens worden niet verkocht, niet verstrekt aan derden, en niet voor marketing-doeleinden gebruikt. Wij zijn niet verantwoordelijk voor wat er gebeurt met de gegevens die jij openbaar publiceert.

Bij het aanmaken en aanpassen van een profiel worden de volgende gegevens gevraagd: e-mailadres, weergavenaam, profielfoto, voornaam, plaats, specialismen. Deze gegevens gebruiken we om je profiel op onze site aan te maken, om je een log-in voor je account aan te bieden, en om je informatie te versturen over je account. Je weergavenaam, profielfoto, plaats en specialismen worden publiek weergeven op je profiel op onze site. Deze gegevens gebruiken wij ook om beter inzicht te krijgen in het werkveld in Noord Brabant.

Bij het aanmaken en aanpassen van je profiel worden de volgende gegevens optioneel gevraagd: achternaam, telefoonnummer, adres, postcode, social media links, bedrijfsnaam, bedrijfs-e-mailadres, kvk-nummer, website, producties, prikbordberichten. Je naam, adresgegevens en telefoonnummer worden niet publiek weergegeven op je profiel op onze site. De social media links, bedrijfsgegevens, producties en prikbordberichten worden wel publiek weergegeven op op onze site. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud die gebruikers plaatsen op hun eigen profiel en in prikbordberichten.

Wij slaan je profielgegevens op in de CMS-systemen van onze websites. Je wachtwoord is alleen bij jou bekend. De website is beveiligd met SSL (Secure Socket Layer) waardoor je gegevens versleuteld worden verstuurd, en niet leesbaar zijn voor derden.

Wij bewaren je profielgegevens tot 3 jaar na je laatste inlog op onze sites, zodat je toegang blijft houden tot je eigen publieke profiel.

Je kunt je profielgegevens wijzigen of verwijderen op deze sites wanneer je bent ingelogd. Wil je een overzicht van je profielgegevens ontvangen, of je profiel laten verwijderen? Stuur dan een mail met dit verzoek naar impact@kunstlocbrabant.nl, dan zorgen we dat je verzoek binnen een maand in behandeling wordt genomen. Wij kunnen vragen naar een vorm van identificatie om misbruik te voorkomen.

Cultureel Zelfportret

Cultureel Zelfportret is een dienst die Kunstloc Brabant aanbiedt aan scholen die deelnemen aan De Cultuur Loper, en aan andere onderwijsinstellingen. Het is een digitaal volginstrument waarmee de culturele ontwikkeling van leerlingen, waaronder minderjarigen, inzichtelijk kan worden gemaakt in de vorm van een persoonlijk profiel. Ons beleid is zeer zorgvuldig met deze persoonsgegevens om te gaan, en deze uitsluitend inzichtelijk te maken voor de betrokken leerlingen en leraren. Gegevens worden beveiligd verwerkt en opgeslagen, en worden niet verstrekt aan derden, tenzij wij verplicht zijn gegevens te verstrekken door een gerichte vordering van justitie.

Bij het aanmaken en aanpassen van een profiel worden de volgende gegevens gebruikt: loginnaam, voornaam, achternaam, klas, en in sommige gevallen emailadres. Deze gegevens gebruiken we om een profiel aan te maken, en om een log-in voor de account aan te bieden. Deze gegevens zijn niet zichtbaar voor de buitenwereld, maar alleen voor de leerlingen en leraren van de betreffende school.

Daarnaast kunnen in posts persoonlijke gegevens gedeeld worden. Deze optie wordt geboden om het culturele profiel van de leerling op te bouwen. Deze gegevens zijn niet zichtbaar voor de buitenwereld. Leerlingen kunnen per post op hun profiel bepalen of zij deze zichtbaar willen maken voor alleen zichzelf en de leraar, of ook willen delen met een subgroep, een klas, of de hele school.

De gegevens worden enkel opgeslagen in het cms (content management systeem) van de website Cultureel Zelfportret. De website is beveiligd met SSL (Secure Socket Layer) waardoor gegevens versleuteld worden verstuurd en niet leesbaar zijn voor derden. Wij bewaren de profielgegevens zolang de betreffende school gebruik maakt van Cultureel Zelfportret.

Wanneer leerlingen zijn ingelogd kunnen zij zelf de inhoud en zichtbaarheid van hun posts aanpassen. Als een leerling wil dat de basisgegevens worden aangepast of dat een profiel wordt verwijderd, dan kan de leerling dat aanvragen bij de leraar, die deze wijzigingen door kan voeren. Wil een leerling een overzicht van zijn of haar gegevens ontvangen, bijvoorbeeld vanwege de overstap naar een andere school, dan kan hiervoor ook een verzoek gedaan worden bij de leraar. De leraar stuurt dit verzoek door naar impact@kunstlocbrabant.nl, dan zorgen we dat we je verzoek binnen een maand in behandeling nemen.